RESUMO
A
partir de uma visão sistêmica da atividade administrativa, tem-se o
entendimento natural de que as decisões tomadas nos diversos níveis de uma
organização não podem ser melhores do que as informações que as apóiam. O
administrador deve e precisa entender que utilizar as ferramentas
computacionais para apoiá-lo na tomada de decisões trará vantagens competitivas
ao seu desempenho e ao desempenho do seu negócio.
Palavras-chave:
Administração, Automação, Sistemas
ABSTRACT
In a system view of the administrative activity, the
natural agreement is that the decisions taken in the diverse levels of an
organization cannot be better than the information that support them. The
administrator must and needs to understand that using computational tools to
support him taking decisions will bring competitive advantages to its
performance and the performance of its business.
Key-words: Administration, Automation, Systems
1 INTRODUÇÃO
O
rápido avanço da Tecnologia da Informação baseada nos computadores tem tido um
efeito crescente sobre as estruturas administrativas e organizacionais. Com a
grande velocidade com que processa dados, o computador tem alterado
sensivelmente as bases cronológicas da administração. O administrador de hoje
pode receber informações atualizadas muito pouco tempo após terem ocorrido os
fatos e/ou ter-se gerado a informação, tais como inventários, relatórios de
vendas etc. O computador também permite, com o uso de cálculos e modelos
matemáticos (quantitativismo), que o administrador encontre soluções ótimas
para os seus problemas de produção e dos perfis dos seus departamentos mais
rapidamente, mesmo que estes sejam complexos e intricados
2 A DEFINIÇÃO DE SISTEMAS
Uma
importante característica de nossa época é que o gerente já não exerce nenhum
controle baseado na observação direta, e sim nas informações que recebe e na
análise detalhada dos fatos. Também se entende que as decisões tomadas nos
diversos níveis de uma organização não podem ser melhores do que as informações
que as apóiam. O administrador de hoje necessita de informações precisas e
imediatas, que sejam de seu rápido entendimento e manuseio. A chave deste
problema é um eficiente sistema de informações computacional.
É
evidente que a organização informatizada difere consideravelmente das
organizações tradicionais. E isto se deve também ao próprio uso da informação,
já que atualmente, as companhias estão utilizando os computadores não apenas para
manter arquivos como também para explorar aplicações mais imaginativas, que
compreendem uma interação estreita entre o administrador e o computador. Estas
novas aplicações incluem modelos de simulação, gráficos e a troca de
informações com outros usuários.
Deve-se
considerar os avanços de armazenamento e a recuperação e uso da informação como
uma resposta às melhorias no que diz respeito à concepção de sistemas. O
analista e/ou projetista deve integrar os elementos da base de dados de modo
que a informação seja útil a todos da organização que as utilizem. Assim, um
sistema bem concebido contribui sobremaneira na administração empresarial,
desde que o usuário administre utilizando a informática.
3 APLICAÇÕES DE SISTEMAS
Empresarialmente,
o processamento automático de dados possui diversas aplicações, mas é na
financeira, desde o início da automatização empresarial, que se tem aplicado
mais comumente os computadores.
Custos,
preços, controle de produção, faturamento, captação de fundos, tarefas de
contabilidade e auditoria são atividades empresariais que ganharam rapidez e
precisão com os computadores, e os relatórios finais dessas áreas passaram a
chegar muito mais rápido aos escalões de decisão.
Na
área de produção, o controle de processos e a concepção de linhas de produção
mais racionais, com produtos mais bem elaborados, certamente tiveram um grande
avanço com a gerência informatizada através do uso de computadores.
Tem-se
verificado também, que a área de produção é a que mais tem se desenvolvido com
o uso dos computadores. Acredita-se que isso se deva ao fato de que, quando da
implantação da automatização, esta seja a área mais receptiva e que mais apóia
uma administração automatizada.
No
que diz respeito ao mercado, com os computadores, as estatísticas de venda,
faturamento, controle e distribuição de inventários, análises de vendas, e
estudos de rentabilidade ganharam a velocidade e confiabilidade necessárias às
tomadas de decisão táticas e estratégicas, mesmo quando se tratam de grandes
volumes de dados das mega empresas.
Já
na área de pessoal, os computadores permitem grandes cadastros com consistência
e de fácil recuperação, além de correção na emissão de folha de pagamentos e
relatórios para recolhimento de fundos.
Sob
uma ótica empresarial, a informação, e em particular a automatizada, força uma
uniformização das informações que alimentam e retro-alimentam todo o sistema
administrativo-informacional.
Como
a administração empresarial deve estar preocupada, significativamente, com a
tomada de decisões corretas e no tempo exato, seria ilógico e um enorme
desperdício ter-se um grande CPD apenas para armazenar registros. Os
computadores permitem que os administradores façam uma avaliação exaustiva de
toda a estrutura da organização, incluindo recursos e pessoal. Assim, o
computador torna-se ferramenta de vital importância dentro de um contexto
empresarial tendente a ser bem administrado e coerente com o que acontece
interna e externamente à empresa.
Além
disso, a automatização da organização, na geração de um eficiente escopo
informacional, força uma grande vinculação entre os departamentos, o que
certamente permite uma administração mais fácil, mais coerente, mais dirigida.
4 OS ADMINISTRADORES E OS SISTEMAS
Existe,
efetivamente, uma tendência muito grande a automatizar cada vez mais as
decisões administrativas, permitindo que o administrador disponha de mais tempo
para as situações excepcionais que requeiram sua intuição. Ainda que o
computador possa desempenhar um papel importante nas tomadas de decisão, o
homem possui a última palavra. Mas devemos observar também que a principal
necessidade do controle da administração não é a informação per si,
manual ou automática, de seus custos ou pedidos, compras ou vendas, e sim o
“feedback” do próprio administrador como pessoa.
O
computador permite que o administrador justifique suas decisões e
comportamentos. Não só perante os outros membros da organização mas também a si
mesmo, ajustando seus resultados aos seus planos originais.
Mesmo
assim ainda existe muita resistência por parte dos administradores em aceitar a
automatização. Seja por medo de perder o controle do sistema que até então
possui, seja por desconhecimento das vantagens trazidas pelo computador ou da
necessidade que a organização possui da automatização, a verdade é que os
administradores ainda temem a automatização.
Certamente
os administradores não carregam em si toda a culpa desse medo. O pessoal de
Processamento de Dados raramente se preocupa em melhor esclarecer o
administrador da utilidade da ferramenta computador. A conseqüência disso,
muitas vezes, é um completo desastre quando se tenta implantar um novo sistema
informacional na empresa. Os administradores pouco se preocupam com o que está
acontecendo no desenvolvimento informacional do projeto de informatização, e
raramente dão subsídios a um bom desenvolvimento deste, o que resulta,
normalmente, na inviabilização do sistema/projeto.
Inegavelmente
observou-se grandes avanços nas técnicas administrativas quando a administração
e a empresa passaram a ter um maior
contato com os computadores. Análise de redes, simulação e elaboração de
modelos são técnicas conhecidas há muito tempo, mas que só com os computadores
passaram a ter uma aplicação prática mais substancial.
Mas
mesmo quando os administradores estão perfeitamente integrados à informática,
estes têm que enfrentar um novo problema: a resistência do pessoal dos níveis
hierárquicos mais operacionais.
Estes
vêem o computador como uma máquina que irá tirar-lhes o emprego, e procurar
assim embargar qualquer ato que leve a uma positividade na automatização. Logo,
os administradores devem procurar mostrar que o objetivo da automatização é a
maior eficiência na produção, e que esta automatização obrigará os
administradores a replanejar atividades, treinar os trabalhadores nas novas
especializações necessitadas e modernizar continuadamente seu pessoal.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O advento dos computadores produziu uma revolução...
Estas máquinas têm provocado o nascimento de novas indústrias, novos trabalhos,
novas formas de pensar, novos problemas e novas ansiedades. E tudo isto, requer
uma administração criteriosa, profissional, capaz de elevar-se a ponto de
gerenciar uma nova situação a cada dia. Se não, segundo Stafford Beer, é bom
ter cuidado:
Ainda se pensa que controlamos nossas máquinas, mas elas
sempre têm tentado rebelar-se, o primeiro grupo nos derrubou, o segundo nos
dizimou, o terceiro dirigirá nossas vidas se o permitirmos. Em vez disso, nós é
que devemos dirigi-las.
6 REFERÊNCIAS
Chiavenato,
Idalberto; Introdução à Teoria Geral da Administração; 4ª. ed.; Makron, 1993.
Drucker,
Ferdinand P; Introdução à Administração; 3ª. ed.; Pioneira Thompson Learning,
2002.
Lacombe, F.J.M.;
Heilborn, G.L.J.; Administração: princípios e tendências. 1ªed.; Saraiva, 2003.
